【1°技巧】电视电话会议技术保障有技巧

2023-09-07 办公室管理员 1012次

电视电话会议技术保障有技巧

 

近年来,电视电话会议的广泛应用使得对技术保障的标准和要求越来越高。为精益求精做好电视电话会议技术保障工作,我们总结了一些经验和技巧。

会前准备过“五关”

第一关:任务接收关

接到保障任务后,应仔细研读会议方案,分析技术保障的重点和难点。与会议承办单位联络人对接,并确认以下信息:采用什么会议系统,分会场地点在哪里,会议是否有视频、PPT等辅流,分会场是否有发言任务,等等。

第二关:会场勘察关

一看系统,即看现有视频会议系统能否满足会议需求,如果不能,则要组织技术研讨会,讨论能否增加设备及可能存在的风险,确实无法满足会议要求的,及时向承办单位告知实际情况。

二看布局,根据会场整体布置,规划显示设备和摄像设备安装摆放的位置。如,会场设置主席台,那么显示设备就需要放置在主席台上,摄像设备放在会场后方。

三看灯光,即看会场的亮度,仔细测量灯光,确保最佳摄像效果,无法满足摄像要求的应及时调整。

第三关:方案制订关

确定保障设备,充分利用会议室原有设备,根据会议需要酌情增加电视机、摄像机等,并备份传输线路、信号处理等关键设施设备。

编辑流程脚本,设计画面显示顺序,编写控制切换指令,确保会议召开时的显示效果。如,主席台领导前方的显示设备需播放分会场轮询画面,当有发言时则需显示发言人特写画面或辅流画面,同时向主席台下的人员展示。

设计连接线路,按照少节点、短连接、多并联的原则设计连接线路,力求线路里程最小、信号传输最可靠。

规划联调测试,电视电话会议一般需提前半天或一天调试系统,在会议正式召开前一个小时进行最后一次调试,如果会议流程烦琐、信号切换频繁或分会场有发言任务等,则需要进行多次调试,确保会议系统的稳定运行和会议过程中各个环节衔接流畅。

制订应急预案,逐个列出可能出现问题的环节,准备好紧急处理方案,保证出现问题时能快速有效处理。

第四关:设备安装关

设备的安装既需注重实效,也需考虑美观。

实效是指设备稳、接口紧。终端、矩阵等核心设备须固定在机柜内,摄像设备有三脚架支撑;电源线、高清线等线路与设备的连接要紧,线路不能直角弯折。

美观则要求设备摆放整齐、线路整齐划一,尤其是移动小电视既要低于桌子下沿保证摄影效果,也要倾斜角度适中保证观看体验,如果小电视较多,摆放时需保持间隔距离一致、左右对称。

第五关:系统联调关

一是测试系统性能。重点查看各分会场上传到主会场的画面质量,避免出现马赛克或卡顿现象。如果会议有辅流,应发送至各个会场观看,测试辅流的发送与接收是否正常。

二是调整摄像画面。会场摄像画面必须清晰明亮,主席台领导和分会场人员的席卡名字应清晰可见,分会场第一排出镜领导应为三人或五人,发言人特写镜头的背景应干净简洁。

三是调试话筒声音。会议应使用指向型有线话筒,声音大小适中,不能有回声、断字等。当分会场有发言任务时,应单独调测该会场话筒的声音效果。

四是查看分会场布局。要做到分会场桌椅摆放整齐,桌面保持整洁;会议席卡统一颜色、字体和大小;会议室背景不花哨、不杂乱。

五是演练流程操作。当点名某个分会场发言时,分会场保障人员提前10秒切换到单人特写画面,等发言结束后重新切换回原先画面。如果有多个分会场连续发言并都有辅流上传至主会场,每个分会场应在发言人发言之前23秒发送辅流。

会中保障做到“三个细”

人员分工细化。电视电话会议服务保障的每个岗位都承担着相应职责,会议召开时各岗位应做到分工明确,既各司其职、各负其责,又齐心协力、相互补台,共同完成好保障任务。

组织指挥细密。会议总调度者需熟悉会议的整个流程和每一个环节,并能及时准确给保障人员下达指令。同时还需时刻观察会场内的情况,实时调整设备。如,每名发言人声音大小各异,需根据实际情况实时调整话筒音量大小。

设备操作细致。设备操作人员必须具备相应的专业知识和过硬的能力素质,熟练掌握设备操作流程,会议过程中须全神贯注,不能出现丝毫差错。如出现故障问题,需快速冷静处理,判断故障原因,启动应急预案。

经过会前的认真准备和会中的细致保障,电视电话会议往往可取得良好的效果。但会后工作同样重要,需要开展全面系统的总结复盘。比如,有哪些好的做法避免了突发情况,有哪些好的经验使工作更加顺畅、完善,哪些突发情况是没有提前考虑到的,哪些地方准备还不够充分……这些都是促进办会人员业务能力增长的“良方”。

同时,还需形成完备的技术保障记录,建立资料库,做好存档,为今后更好地开展工作提供参考。

(作者:王建功 安徽省委办公厅 摘自《秘书工作》)